EIENDOMSNUUS - Karin Krohn beantwoord lesers se vrae oor die hou van vergaderings gedurende die grendeltyd.
Indien u 'n trustee of 'n bestuursagent van 'n gemeenskapskema is, is u teen hierdie tyd seker al bekommerd omdat daar nog nie 'n algemene jaarvergadering vir die skema gehou is nie.
Onthou egter dat daar vier opsies is om van te kies indien u vergaderings wil hou gedurende die grendeltydperk.
Die eerste opsie bepaal dat die algemene jaarvergadering gehou kan word deur middel van Skype, Zoom, Microsoft Teams of selfs telefonies. Hierdie medium of platform van kommunikasie moet die deelnemers die geleentheid gun om aan die vergadering deel te neem. Aan die begin van die vergadering moet die voorsitter elke deelnemer met redelike sekerheid kan identifiseer.
Met die tweede opsie, kan elke lid van die .regspersoon skriftelik afstand doen van sy of haar reg tot 'n vergadering, Verder moet alle lede ook ten gunste wees van die sake van die voorgeskrewe sakelys.
Die derde opsie is om die algemene jaarvergadering uit te stel, selfs na die voorgeskrewe vier maande na die finansiële jaareinde. Die Gemeenskapskemas Ombuddiens het 'n riglyn gepubliseer waarin hulle gemeld het dat geen boete gehef sal word op skemas gedurende hierdie tydperk nie.
Die vierde opsie is om 'n sogenaamde "round robin" of skriftelike vergadering te hou. Hierdie metode vereis dat al die lede ten gunste moet stem vir algemene en eenparige besluite, en 75% van die lede ten gunste van 'n spesiale besluit.
Indien u 'n trustee of 'n bestuursagent van 'n gemeenregtelike huiseienaarsvereniging is, moet u die spesifieke grondwet van u skema nagaan om te kyk of afstandvergaderings toegelaat word of nie. Die Maatskappyewet laat direkteure van huiseienaarsverenigings (sonder wins oogmerk) toe om afstandvergaderings te hou en elektronies te stem. Kyk ook na die memorandum van inkorporasie van u huiseienaarsvereniging.
Dit is belangrik om te onthou dat die kennisgewingtydperk nog steeds nagekom moet word indien u van opsies een en vier gebruik maak. 'n Kworum moet bereik en behou word indien u van opsie een gebruik maak.
Aangesien lede nie meer kan stem deur hulle hande op te steek nie, moet daar van stembriewe gebruik gemaak word. 'n Stembrief moet deel vorm van die dokumente van die vergadering en kan voltooi word voor die begin van die vergadering.
'n Voltooide vorm moet die lid se naam (of die naam van die persoon wat as volmag optree) aandui, die deelnemingskwota van die eienaar en die items waarvoor gestem moet word aandui. Lede moet vir of teen die items soos gelys op die stembrief stem. Geen onthouding van stemme moet toegelaat word of ingereken word nie.
Die voltooide stembriewe vorm deel van die rekords van die skema en moet beskikbaar wees vir inspeksie deur enige eienaar of gemagtigde persoon. Anonieme stembriewe sal verwerp word.
Stuur 'n e-pos na krohnkarin@gmail.com indien u vrae rakende u skema het – insluitende deeltitels, huiseienaarsvereniging of aftreeoorde.
'Ons bring jou die nuutste Tuinroete, Hessequa, Karoo nuus'
